กฏแห่งการแลกเปลี่ยนด้วยสิ่งที่มีค่าเทียบเท่ากัน เป็นสิ่งที่ผลักดันให้โลกใบนี้เคลื่อนไหวมาตลอดตั้งแต่อดีตกาล สาเหตุของมันคงเป็นเพราะการที่คนเราไม่สามารถที่จะเป็นผู้ครอบครองทุกสิ่งทุกอย่างในโลกใบนี้ได้แต่เพียงผู้เดียว เมื่อเราต้องการสิ่งของใดๆที่ผู้อื่นมีไว้ครอบครองจึงต้องมีการทำการแลกเปลี่ยน ซื้อขายกัน
ในสมัยโบราณ การค้าเริ่มจากการที่มนุษย์เอาสิ่งของที่ตนหาได้ ผลิตได้ไปแลกกับสินค้าอื่นที่ตนเองต้องการ ไม่มีมาตรวัดที่เป็นสากล เรื่องของความคุ้มค่าหรือความพึงพอใจวัดความความรู้สึกล้วนๆ แน่นอนว่าการใช้ความรู้สึกส่วนบุคคลเป็นมาตรฐานในการวัดมูลค่าในแลกเปลี่ยนย่อมเกิดปัญหาเนื่องจากความพึงพอใจที่ไม่ตรงกันของทั้ง 2 ฝ่าย ดังนั้นในยุคปัจจุบันเราจึงใช้เงินตราเป็นสื่อกลางในการซื้อขายแลกเปลี่ยน เพื่อความสะดวกและเป็นมาตรฐานเดียวกัน แปลงสินค้านั้นเป็นตัวเลขเพื่อที่จะได้วัดมูลค่ากันได้ง่าย เพื่อลดปัญหาที่อาจกเกิดจากการซื้อขายนั่นเอง
ที่เล่ามาทั้งหมด ไม่เกี่ยวข้องอะไรกับระบบขอซื้อเลย.....แค่นึกมาได้เลยมาเขียน
งั้นมาเข้าเรื่องระบบขอซื้อกันสักหน่อย
ระบบขอซื้อคืออะไร - ระบบขอซื้อเป็นระบบเริ่มต้นในการสั่งซื้อสินค้า บริการ หรืออะไรสักอย่างเข้ามาในบริษัท ซึ่งโครงสร้างทั่วไปของบริษัทจะต้องทำการขอซื้อ ก่อนที่จะทำการสั่งซื้อ
คิดซะว่ามันคือขั้นตอนการดำเนินการภายในว่ามีความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการอะไรจากคนในบริษัท เพื่อที่จะทำการตัดสินใจและอนุมัติโดยผู้มีอำนาจภายในก่อนที่จะทำการสั่งซื้อสินค้าไปยังผู้ขายภายนอกนั่นเอง
ทำไมต้องมีการขอซื้อก่อนหละ ไม่มีไม่ได้หรอ - อันนี้ตอบได้เลยว่าไม่ต้องมีการขอซื้อก่อน จะสั่งซื้อเลยก็ได้ เพียงแต่ว่าบริษัทส่วนใหญ่เวลาจะจ่ายเงินซื้ออะไร เวลาจะเอาเงินไปใช้เจ้าของเงินมักจะต้องการตรวจสอบก่อนที่จะปล่อยเงินไปใช้นั่นเอง
การขอซื้อมีขั้นตอนอย่างไร - ส่วนมากจะมีการกำหนดเป็นขั้นตอนภายใน เอาแบบง่ายก็คนที่อยากซื้อของทำเอกสารการขอซื้อมา แล้วขออนุมัติจากผู้มีอำนาจ พออนุมัติแล้วค่อยส่งต่อไปที่แผนกจัดซื้อเพื่อทำการสั่งซื้อต่อไป ประมาณนี้
แล้วการขอซื้อแบบซับซ้อนหละ เป็นยังไง - แบบซับซ้อนก็เหมือนแบบธรรมดาแหละ คือมีการขอซื้อและมีการอนุมัติภายในก่อนสั่งซื้อ โดยอาจจะมีการกำหนดเงื่อนไขต่างๆ เช่น
- มีการควบคุมการอนุมัติภายในแยกตามแผนกต่างๆ
- มีการกำหนดงบประมาณที่ใช้ซื้อได้ของแผนกต่างๆ
- มีการกำหนดคนอนุมัติมากกว่า 1 คนตามเงื่อนไข เช่น ถ้าต่ำกว่า 1000 USD ให้นาย A อนมุติคนเดียว แต่ถ้าสูงกว่า 1000 USD ต้องให้นาย B อนุมัติด้วย เป็นต้น
ประโยชน์ของ ERP ก็ช่วยในการ tracking ใบขอซื้อ, ลดงานซ้ำซ้อน, จัดการขั้นตอนการอนุมัติ อะไรประมาณนี้แหละครับ
TIP for Microsoft Dynamics AX
สำหรับ AX2012 จะมีระบบการขอซื้อมาให้อยู่แล้ว รวมถึงการกำหนด Work flow สำหรับขั้นตอนการอนุมัติมาให้ด้วย แต่อย่าลืมคำนึงถึง license ที่ต้องใช้ก่อนที่จะเสนอให้ลูกค้านะครับ
เนื่องจากถ้ามีคนต้องมาทำการขอซื้อเยอะๆ หรือทำการอนุมัติเยอะ แปลว่าต้องใช้ license เยอะเช่นกัน
ส่วนการ implement ก็ไม่มีอะไรซับซ้อน ทำตาม Flow ปกติไป นั่นเอง แค่ให้คำนึงถึงข้อจำกัดยิบย่อยของ Software เช่น
- ไม่สามารถ edit ราคาใน PR ได้ถ้าขอซื้อสินค้าพวก stocked item
- ถ้าไม่ใช้ workflow ในการอนุมัติ ก็จะไม่มีการ update status ของใบขอซื้อตามความคืบหน้าของการอนุมัติ
- PR ที่ผ่านการอนุมัติแล้ว แต่ต้องการแก้ไขข้อมูลบางอย่างอีกรอบ ต้องมากด request change เพื่อทำการแก้ไขแล้วส่งอนุมัติใหม่อีกครั้งเท่านั้น
- คนที่จะเห็น PR หรือแก้ไข PR นั้นๆ ต้องเป็น user เจ้าของ PR เท่านั้น
โดยส่วนตัวคิดว่าระบบ PR ของ AX ก็ใช้งานได้ดีใยระดัหนึ่งเลย แต่ก็มีข้อจำกัดอยู่บ้างเช่นกัน แต่ไม่เลวร้ายถึงกับที่ต้อ customize ใหม่หรือไม่สามารถ work around ได้
จัดว่าโอเคพอตัวเลยครับ
สำหรับท่านที่มี AX อยู่แล้ว อยากใช้ PR ก็ลองพิจารณาดูนะครับ น่าสนใจ
