กระดาษในยุคแรกๆ ล้วนผลิตขึ้นเพื่อการจดบันทึกด้วยกันทั้งสิ้น จึงไม่ผิดนักกล่าวได้ว่าระบบการเขียนคือแรงผลักดันให้เกิดการผลิตกระดาษขึ้นในโลก
การจดบันทึกเป็นวิธีการพื้นฐานที่มนุษย์ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลตั้งแต่โบราณกาล ซึ่งในระบบธุรกิจก็เช่นกัน กระดาษแทบจะเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยเพื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่เกิดขึ้นในบริษัท ซึ่งมันอาจจะเป็นเพียงแค่การจดบันทึกหรือเป็นเอกสารสำคัญยิ่งก็ได้
Stock card ก็เป็นการจดบันทึกรูปแบบหนึ่ง ที่เกิดขึ้นเพื่อใช้ในการตรวจสอบข้อมูลของสินค้าที่มีการเคลื่อนไหวในแต่ละพื้นที่
เคลื่อนไหวอย่างไรนะหรอ ก็ง่ายๆ เลยมีแค่เคลื่อนไหวเข้ากับเคลื่อนไหวออกไง
ให้เราจินตนาการว่าเรามีที่เก็บสินค้าถ้าเราอยากรู้ประวัติการรับเข้าและเบิกใช้ของสินค้าเพื่อดูว่าเรามีของคงเหลือเท่าไหร่ เราก็ต้องมีการจดบันทึกยอดเข้า-ออกของสินค้านั้นๆ แล้วเราก็จะได้ยอดคงเหลือ ณ ที่เก็บสินค้านั้นถูกต้องใช่ไหม
นั่นคือถ้าเรามี stock card ของสินค้าทุกตัวและจดบันทึกความเคลื่อนไหวได้หมด ทีนี้เราก็จะเช็คยอดและประวัติมันง่ายๆ เลยนะสิ
ปัญหาคือถ้าสินค้าเรามีเยอะๆหละ ลองจินตนาการถึงบริษัทที่มีการสินค้าอยู่หลากหลายประเภท เอาเป็น บริษัทสุขภัณฑ์แล้วกัน โถส้วม อ่าง ก๊อก โอ้ยไม่รู้ตั้งกี่ประเภท แต่ละประเภทมีกี่ยี่ห้อ แต่ละยี่ห้อ มีกี่รุ่น กี่สี กี่ขนาด.............บอกได้คำเดียว ใช้ stock card แบบจดมือ คนจดตายอย่างเดียว แถมไม่รับประกันความถูกต้องอีก
บริษัทที่มีจำนวนสินค้าเยอะๆ ก็จะพยายามที่จะหาโปรแกรมหรือพัฒนาโปรแรมสำหรับจัดการความเคลื่อนไหวของสินค้าตรงนี้ ซึ่งบางบริษัทก็เลือกที่จะซื้อ ERP มาใช้สำหรับเรื่องนี้ด้วย
แล้ว ERP มาช่วยเรื่องนี้ได้อย่างไร......เกริ่นมาถึงขนาดนี้ มันก็ต้องมีดีสินะ
แน่นอน ERP มีระบบเก็บประวัติความเคลื่อนไหวของสินค้าให้ไง ทุกๆการทำงานจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับสินค้าตัวใดก็ตามที่ทำ ขอย้ำว่าเฉพาะที่ทำรายการในระบบ ERP ระบบมันจะบันทึกประวัติให้จ้า
ไม่ว่าจะเป็น การซื้อ การเบิก การตัดจ่าย การโอนย้าย การขาย การตรวจนับ บลา บลา บลา ซึ่งครอบคลุมทุกการเคลื่อนไหวของสินค้า แต่ละคนแค่ทำงานของคุณไป ที่เหลือก็ปล่อยให้ ERP เก็บข้อมูลให้
ณ วันที่คุณต้องการดูประวัติหรือยอดคงเหลือ ก็แค่เปิดระบบ ดูข้อมูล หรือพิมพ์มันออกมาเป็นกระดาษ เห็นไหมผลลัพธ์เดียวกันแต่ไม่ต้องเสียคน เสียเวลามานั่งจดทีละรายการ แถมลดความผิดพลาดในการจดได้ด้วย
เห็นประโยชน์ของระบบ electronic แล้วยังว่ามันช่วยคุณพัฒนาศักยภาพในองค์กรคุณได้ขนาดไหน
TIP for Microsoft Dynamics AX
สำหรับการออกแบบ stock card ใน AX นั้น ให้จำไว้ว่าจะมีคำถามสำคัญที่ต้องถามลูกค้า อยู่ 2 อย่าง คือ
- ต้องการดูปริมาณสินค้า on-hand ถึงระดับไหน Site, Warehouse, Location, Batch, Serial
- ต้องการควบคุมต้นทุนของสินค้าในระดับไหน Site, Warehouse, Location, Batch, Serial
รูป storage dimension group
รูป tracking dimension group
ถ้าคำถามที่ 1 ลูกค้า ลูกค้าบอกถึงระดับไหน ให้เช็ค filed "Physical inventory" ถึงระดับนั้o
Tip : Filed physical inventory จะควบคุมระดับ on-hand ที่แท้จริงจนถึงระดับนั้น นั่นคือถ้าคุณเลือกติ๊กถึงระดับไหน ของในระดับนั้นจะไม่ติดลบนั่นเอง (ต้องใช้คู่กับ parameter การไม่ยอมให้ของติดลบที่ inventory model group ด้วยนะจ้ะ)
ถ้าคำถามที่ 2 ลูกค้า ลูกค้าบอกถึงระดับไหน ให้เช็ค filed "Financial inventory" ถึงระดับนั้น
Tip : คีย์คือถามลูกค้าว่า เวลาพิมพ์ stock card ให้สรรพากร ต้องพิมพ์ให้เขาเห็นต้นทุนที่แท้จริงในระดับไหนบ้าง แล้วเราก็ติ๊ก field นี้ถึงระดับนั้นนั่นเอง
หวังว่าจะมีประโยชน์สำหรับ พี่น้องที่ปรึกษาทุกท่านนะครับ
Manager doesn't want to control the employee,
they just want to control the efficiency.
